Met het behalen van een certificaat, verbind je jezelf met een wereldwijd erkende norm met eisen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu… die gezien wordt als een maatstaf voor transparantie en betrouwbaarheid in de markt. Je wilt dan ook dat dit certificatieproces zo soepel mogelijk verloopt. Je brengt je documenten in orde, je plant een externe audit in, de externe audit wordt uitgevoerd en… stelt een afwijking op de normeisen vast, wat nu? We nemen je doorheen het proces van een afwijking met een handig 5-stappenplan.
1 – Vaststelling
Een niet-conformiteit of afwijking is het niet voldoen aan een eis. Die afwijking heeft betrekking op eisen die door de beoogde norm zijn vastgesteld of eisen die je zelf aan je organisatie oplegt.
Dat resultaat wordt geconcludeerd uit een onderzoek – een externe audit – door een bevoegde externe partij – een certificatie-instelling (CI). Een audit is een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces om objectief te beoordelen in welke mate aan de auditcriteria is voldaan (cf. ISO).
Indien er tijdens die audit een afwijking wordt vastgesteld, betekent dit niet dat je het certificaat niet kan behalen; De afwijking moet echter eerst opgelost worden alvorens je het certificaat ontvangt.
2 – Onmiddellijke acties
Van zodra er een afwijking wordt vastgesteld, moet je hier snel en gepast op reageren. Een vloeistof spill in je opslagplaats gevaarlijke stoffen? Reinig het gebied en plaats het product op een veilige plaats zoals op lekbakken. Obstructie van een blusmiddel? Verwijder de obstructie. Is de vervaldatum van een helm overschreden? Wissel de helm dan meteen met een geldig beschermingsmiddel.
Let op: Hoewel het eenvoudig is om deze situaties niet te documenteren bij interne audits en ze simpelweg ter plaatse op te lossen, doe je dat beter niet. Natuurlijk wil je de afwijking zo snel mogelijk wegnemen, maar dan grijp je naast de opportuniteit van de interne audit. Het is beter alles te documenteren en te groeien uit afwijkingen, dan niet te weten hoe je bedrijf ervoor staat en waar je aan moet werken.
3 – Oorzaakanalyse
De oorzaakanalyse is een probleemoplossend proces dat je ondersteunt om verder te kijken dan de oplossing voor het directe probleem. Hoewel het huidige probleem opgelost kan worden in stap 2, moet je je steeds afvragen of deze oplossing voldoende is opdat de situatie zich niet opnieuw zal voordoen. Je gaat dus analyseren wat de oorzaak van de afwijking is.
Er bestaat niet één voorgeschreven methode voor het uitvoeren van een oorzaakanalyse. Of je nu het 5-why-model, het visgraatmodel, het 5-M model, het MUOPO-model… gebruikt, je werkt steeds vanuit de gedachte ‘wat is hierbij de onderliggende oorzaak?’.
4 – Corrigerende & preventieve acties
Eens je een zicht hebt op de factoren die bijdragen tot de afwijking, stel je duidelijke en concrete corrigerende of preventieve acties op om de afwijking bij de bron aan te pakken. Je spreekt over een corrigerende maatregel indien er een actie ondernomen moet worden om iets recht te zetten. Een preventieve maatregel wordt gebruikt om toekomstige mogelijke problemen te voorkomen.
Als de afwijking voortkomt uit een externe audit, moeten de corrigerende maatregelen door de auditor beoordeeld worden. Als die je maatregelen goedkeurt, ontvang je je certificaat. Neem hier dus de tijd om goed doordachte actieplannen op te stellen die gestaafd zijn uit een oorzaakanalyse.
5 – Opvolgen doeltreffendheid
Na het opstellen en uitvoeren van de corrigerende en preventieve acties, moet je uiteraard vaststellen of de maatregel ook het bedoelde effect heeft gehad. Je kan niet direct na het doorvoeren van maatregelen de doeltreffendheid meten, maar het is wel belangrijk deze regelmatig op te volgen. Met grafieken en dashboarden behoud je zo in één oogopslag steeds overzicht over de status en het effect van je maatregelen. De afwijking is bovendien een belangrijk aandachtspunt voor de volgende (externe) audit die gaat plaatsvinden
Hoe helpt een digitale tool je hierbij?
Met een digitaal systeem behoud je steeds up-to-date overzicht over je afwijkingen – van registratie tot opvolging. Stel afwijkingen vast uit interne of externe audits, vaststellingen of rondgangen en zie ze meteen verschijnen in één overzichtelijke tabel. De software begeleidt je vervolgens doorheen de nodige stappen in een geoptimaliseerde flow en staat je toe verantwoordelijke personen toe te kennen per stap.
Automatische rapporten, grafieken en dashboarden besparen tijd en zorgen dat je direct kan bijsturen waar nodig. Zo ben je steeds voorbereid op je volgende externe audit en behaal je zonder problemen je certificaat!
