Hoe gebruik ik een Hoshin Kanri matrix?

Hoe gebruik ik een Hoshin Kanri matrix?

Ervaar jij ook moeilijkheden met het omvormen van je bedrijfsstrategie naar concrete acties? Lijkt het een mission impossible om de hele organisatie daarbij te betrekken? Gelukkig zijn er handige tools zoals de Hoshin Kanri die een oplossing bieden. In de volgende vijf minuten kom je te weten hoe ook jij de voordelen van een Hoshin Kanri matrix kan benutten.

Wat is een Hoshin Kanri matrix?

De Hoshin Kanri matrix past binnen de algemene filosofie van continu verbeteren (Kaizen, PDCA, lean management…). Dit krachtige instrument visualiseert op één pagina zowel doelen en strategieën als acties en KPI’s. Het heeft als doel om op basis van de langetermijnbehoeften van een organisatie de belangrijkste bijhorende acties en doelstellingen die je wil opvolgen en verbeteren uit te rollen. Wanneer de matrix correct geïmplementeerd wordt, kan het dus de overstap van strategie naar uitvoering vereenvoudigen.

De Hoshin Kanri matrix wordt ook X-matrix genoemd en kan worden gezien als een compas voor de organisatie. Die naam is afgeleid van de ‘X’ die de matrix in vier sleutelkwadranten verdeelt:

  1. Middellangetermijndoelstellingen (3-5 jaar) – Zuid
  2. Jaarlijkse doelstellingen – West
  3. Acties – Noord
  4. Op te volgen KPI’s – Oost
Red compass

Helemaal rechts in de matrix kan je de verantwoordelijken voor de acties ingeven alsook de middelen die nodig zijn om deze acties te realiseren.

Al deze elementen én de onderlinge linken worden weergegeven op één pagina. Het is belangrijk dat de matrix in één opslag duidelijk maakt welke richting de organisatie uit wilt en hoe men dat gaat aanpakken. 

Hoe gebruik ik een Hoshin Kanri matrix?

opstellen

Stap 1: Aan de hand van enkele brainstormsessies en workshops bepaalt het management waar zij met de organisatie willen staan in de toekomst. Met behulp van een concrete missie en visie kan de hele organisatie in dezelfde richting groeien.
Stap 2: Het topmanagement en een delegatie medewerkers in de organisatie komen samen om deze visie te vertalen naar doelstellingen op middellange termijn. Daarbij gaat het om doelstellingen die je binnen drie tot vijf jaar wil bereiken. Via deze break-through objectives werk je met het bedrijf stap voor stap naar de realisatie van de missie en visie van de organisatie. Onderaan de matrix vul je die doelstellingen aan.

Tip: Begin met één strategische doelstelling en werk vervolgens de bijhorende jaardoelstellingen en acties uit. Je zal al snel merken dat één doelstelling meteen leidt tot heel wat bijkomende acties. Beperk dus het aantal langetermijndoelstellingen.

Stap 3: Vervolgens is het de bedoeling om deze middellangetermijndoelstellingen op te delen in jaarlijkse doelstellingen. Bij het opstellen van die kortetermijndoelstellingen betrek je best zo veel mogelijk lagen van de organisatie. Daardoor ontstaat er een groter draagvlak voor de invulling van de matrix en kan het collectief denkvermogen optimaal benut worden. Links van de matrix vul je die jaarlijkse doelstellingen aan.

Stap 4: De jaarlijkse mijlpalen worden onderverdeeld in concrete acties. De acties bevinden zich bovenaan de Hoshin Kanri. Vervolgens vul je rechts in de matrix de verantwoordelijke van iedere actie aan en bepaal je KPI’s om je jaardoelstellingen te monitoren. In deze stap beantwoord je dus wie wat gaat uitvoeren tegen wanneer en met welke middelen.
Stap 5: Als laatste stap duid je in de hoeken van de matrix de onderlinge relaties tussen alle voorgenoemde elementen aan. Zo creëer je één samenhangend geheel om op macro-niveau de strategie en actieplannen te monitoren.

implementeren en opvolgen

Nu de volledige Hoshin Kanri matrix aangevuld is, is die klaar voor gebruik. De cyclus is echter nog niet compleet. Na het plannen en implementeren van de matrix, is het essentieel om de acties en doelstellingen ook te monitoren met behulp van de KPI’s. Verder gaat iedere werknemer periodiek na of de gedefinieerde doelstellingen haalbaar blijven en of de langetermijndoelstellingen al dan niet bijgesteld moeten worden. Op  basis van constante monitoring zal de matrix dus achteraf nog bijgesteld moeten worden. Pas dan is de PDCA-cyclus voltooid en kan er sprake zijn van continue verbetering.

De Hoshin Kanri matrix in een digitale omgeving

Phronesyss ontwikkelde in een maatwerk voor Cordeel Group & Imtech Belgium een digitale Hoshin Kanri matrix. Hieronder zie je daar een voorbeeld van.

Hoshin Kanri matrix screenshot uit Phronesys

Ben jij ook benieuwd naar wat Phronesys nog meer voor jou te bieden heeft? Vraag ons gerust om meer informatie of leg een demo vast via de contact-knop.