Documentenbeheer

Documentenbeheer

Een efficiënt ingericht documentbeheersysteem verdient zichzelf sowieso terug op korte én lange termijn.

Phronesys biedt alles wat je van een documentenbeheersysteem mag verwachten.

Documenten kunnen volledig opgebouwd worden in de cloud, voorzien worden van metadata en gelinkt worden met andere documenten. Via het geautomatiseerde versiebeheer bewaar je de controle.

Daarnaast kan je deadlines voor review en validiteit instellen. Met de ingebouwde zoekfunctionaliteit vind je het juiste bestand meteen terug.

Functionaliteiten

Werk – samen met je collega’s – aan documenten. Eender waar, eender wanneer. Al je digitale documenten zijn altijd toegankelijk in een veilige en betrouwbare omgeving.

Ben je het ook beu om versies manueel te vergelijken en om te zoeken naar wijzigingen? Via track changes zie je meteen welke aanpassingen er gebeurd zijn!

Onze voorgedefinieerde flow die bestaat uit vier stappen: creëren → beoordelen → goedkeuren → publiceren, zorgt ervoor dat documenten toegankelijk zijn voor relevante functies.

Bij documentgoedkeuring krijgt het document een publicatiedatum en krijgen eventuele voorgaande versies de status ‘vervallen’.

Documenten kunnen voorzien worden van een actiedatum (bijvoorbeeld reviewdatum). Hier zal de documenteigenaar een notificatie van krijgen.

Met Phronesys houdt u volledige controle over al uw documentrevisies en zorgt u ervoor dat de laatste versies steeds beschikbaar zijn voor de relevante stakeholders.

Via de zoekfunctionaliteit kan u in alle teksten van alle beschikbare documenten zoeken op woorden, zinnen… Zo wordt het vinden van het juiste document een fluitje van een cent.

U kan zelf bepalen wie toegang heeft tot welke documenten via een geavanceerd, maar gebruiksvriendelijk rechtenbeheersysteem.