Algemene voorwaarden

1. Definities

Activatiekost: de eenmalige kost om de Cloud Applicatie te configureren en de toegang tot de Cloud Applicatie te activeren. 

Apps: Voor de smartphone en tablet ontwikkelde Apps, verbonden met de applicatieserver en – databank, de welke interageren met de Cloud Applicatie. 

Cloud Applicatie: de in de offerte vermelde, door PHRONESYSS ontwikkelde en online beschikbaar gesteld applicatie. Het gaat niet limitatief om: Phronesys of VCA-Online. 

Gebruiker: werknemer of zelfstandige dienstverstrekker die met de Klant een duurzame band heeft, er intern en hoofdzakelijk werkzaam is en die in dit kader gebruik maakt van de Cloud Applicatie of de bijhorende Apps. 

Gebruiksvergoeding: omvat de gebruiksvergoeding voor de Cloud Applicatie en de gebruiksvergoeding voor de Apps

Gebruiksvergoeding voor de Cloud Applicatie: de jaarlijkse licentievergoeding voor het gebruik van de Cloud Applicatie gedurende één jaar

Gebruiksvergoeding voor de Apps: de jaarlijkse licentievergoeding voor het gebruik van de Apps gedurende één jaar.

ISO27001: Het ISO-certificaat inzake informatiebeveiliging, waarvan PHRONESYSS de certificatie voorziet te verkrijgen in de loop van 2021 

Klant: de contractspartij die van PHRONESYSS de toelating verkrijgt tot gebruik van een door haar ontwikkelde Cloud Applicatie 

Opleiding: Opleiding voor de Cloud Applicatie is gebaseerd op het principe ‘train the trainer’, wordt standaard gegeven in het Nederlands en de duurtijd is afhankelijk van het geselecteerde pakket en wordt gespecificeerd in de offerte. 

Overeenkomst: de aanvaarde offerte en deze algemene voorwaarden, met uitsluiting van alle door de Klant eenzijdig toegevoegde en niet expliciet door PHRONESYSS aanvaarde bepalingen. 

PHRONESYSS: PHRONESYSS BV, met ondernemingsnummer 0808.410.074

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de relatie tussen PHRONESYSS enerzijds en de Klant anderzijds, met uitsluiting van diens algemene voorwaarden. Deze algemene voorwaarden maken samen met de door de Klant aanvaarde offerte de overeenkomst tussen de partijen uit, met uitsluiting van alle door de Klant eenzijdig toegevoegde en niet expliciet door PHRONESYSS aanvaarde bepalingen. Indien de offerte afwijkt van een van de algemene voorwaarden, dan zal de offerte primeren.

2.1 AANPASSINGEN VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN

Op elk ogenblik kan PHRONESYSS een nieuwe versie van haar algemene voorwaarden uitbrengen. Deze nieuwe versie is tegenstelbaar aan de Klant na kennisname en aanvaarding door de Klant. Partijen komen overeen dat de Klant heeft kennisgenomen van een nieuwe versie van de algemene voorwaarden als er expliciet naar verwezen wordt op een factuur of in een bericht aan de Klant, waaronder een email naar een tussen partijen gangbaar email adres. 

Uiterlijk zeven (7) dagen na 2/6 kennisgeving van de wijzigingen kan de Klant gemotiveerd bezwaar aantekenen, bij gebreke waarvan hij geacht zal worden de gewijzigde algemene voorwaarden aanvaard te hebben. 

3. Licenties - Beschrijving van het gebruiksrecht
3.1 Intellectuele eigendomsrechten van PHRONESYSS en licentie

PHRONESYSS is en blijft te allen tijde eigenaar van alle auteurs- intellectuele en andere (eigendom)rechten in meest ruime zin, met betrekking tot de Cloud Applicatie en de Apps, alsook wat betreft alle aanpassingen die ze aan de software doet, ook als de aanpassingen gebeuren op vraag van de Klant. Deze eigendomsrechten omvatten eveneens alle handelsgeheimen en zakengeheimen waartoe de Klant tijdens de overeenkomst kennis van kan nemen. 

PHRONESYSS verleent aan de Klant een licentie op de Cloud Applicatie en/of Apps. Deze licentie omvat het persoonlijke, niet-exclusieve en niet overdraagbare recht tot gebruik van de Cloud Applicatie en/of Apps, voor de in de offerte bepaalde duurtijd en voor in de offerte bepaalde Gebruikers. 

De Klant zal zich meer bepaald onthouden van elk ander gebruik dan dat waartoe hij gerechtigd is conform de offerte en deze voorwaarden. Zo zal de Klant zich onthouden van elke registratie, depot, of enige andere bescherming van de Cloud Applicatie of delen ervan, van het rechtstreeks of onrechtstreeks, tegen vergoeding of gratis, ter beschikking stellen van derden, deze te commercialiseren, van deze geheel of gedeeltelijk te kopiëren, dupliceren of te verspreiden, onder welke vorm ook, te vertalen, bewerken, arrangeren of anderszins te veranderen. De Klant onthoudt zich ervan om de Cloud Applicatie te gebruiken voor het verwerken van gegevens waarvan het bezit illegaal is. Bij het beëindigen van de samenwerking van de Klant met haar bestuurders, werknemers, externe consultants of aangestelden in meest ruime zin zullen deze geen enkele intellectuele eigendom in hun (persoonlijk) bezit behouden. Bij het beëindigen van het gebruik van de Cloud Applicatie, zal de Klant alle bijhorende documentatie en handleidingen vernietigen. Hij verbindt zich ertoe in dat geval ook geen enkel gebruik meer te zullen maken van de Cloud Applicatie, op welke wijze ook. De Klant maakt zich sterk dat en draagt de bewijslast dat zijn bestuurders, werknemers, externe consultants of aangestelden in meest ruime zin deze bepalingen zullen respecteren, en zal hiertoe de nodige maatregelen treffen. 

Tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van PHRONESYSS, zal de Klant geen informatie waaronder handelsgeheimen of zakengeheimen naar iemand anders verspreiden dan diens werknemers of (onder)aannemers, die ervan op de hoogte dienen gebracht te worden door de Klant om hun verplichtingen onder deze overeenkomst uit te voeren. De Klant verbindt er zich toe alle documenten voor te leggen of formaliteiten te vervullen die nodig zijn of bijdragen tot het in staat stellen van PHRONESYSS om haar rechten uit hoofde van deze clausule uit te oefenen, inclusief maar niet beperkt tot de formaliteiten om patenten, modellen, copyrights en/of andere intellectuele rechten te verkrijgen of in stand te houden.

3.2 Beperking van het gebruikersrecht

Gebruikersbeheer gebeurt via een hiertoe ontwikkelde interface. De toegang van een gebruiker tot de Cloud Applicatie gebeurt via een gebruikersnaam en paswoord en is strikt persoonlijk; een paswoord mag in geen geval aan een ander persoon worden doorgegeven. Voor elke gebruiker wordt gespecificeerd of hij intern of extern is bij de Klant. Deze informatie wordt ingegeven via de hiertoe beschikbare interface.

3.3 Uitoefening van het gebruiksrecht en aangeboden functionaliteit

PHRONESYSS verleent toegang tot de Cloud Applicatie middels een beveiligde webpagina en gepersonaliseerd identificatiesysteem. 3/6 De Klant verklaart voldoende kennis te hebben van de toepassing, mogelijkheden en technische specificaties van de Cloud Applicatie zoals in de offerte beschreven en verlangt er geen nadere omschrijving van.

3.4 Opleiding en helpdesk

De opleiding gebeurt binnen de 30 kalenderdagen na activatie. Deze opleiding staat open voor maximaal twee personen. Gedurende de contractperiode staat gratis een helpdesk ter beschikking voor de hoofdgebruiker waar hij/zij terecht kan met vragen van technische en functionele aard m.b.t. de werking en het gebruik van de webapplicatie. Deze ondersteuning is in het Nederlands ter beschikking via een ingebouwde functionaliteit in de cloud applicatie. Alle gebruikers kunnen zelf uitleg zoeken in een wiki beschikbaar binnen de applicatie.

4. Duur van de overeenkomst

De duur van de overeenkomst bedraagt minimaal één (1) jaar vanaf aanvaarding van de offerte, en wordt telkenmale stilzwijgend verlengd met eenzelfde termijn, behoudens aangetekende opzegging door één van beide partijen, uiterlijk drie maanden vóór de jaarlijkse vervaldag.

4.1 Activatie

De activatiedatum wordt door de Klant en PHRONESYSS in samenspraak bepaald. Uitgaande van een normale en met de systeemvereisten in overeenstemming zijnde configuratie bij de Klant, duurt de activatie ongeveer vijf (5) werkdagen (indicatief). Om deze activatiedatum te kunnen halen, moet de Klant tijdig de gevraagde documentatie en informatie in het gevraagde formaat doorgeven aan PHRONESYSS. PHRONESYSS verbindt zich ertoe de Cloud Applicatie in overeenstemming te brengen met de in de offerte opgenomen systeemvereisten c.q. configuratie. PHRONESYSS behoudt zich het recht voor niet tot activatie van de toegang over te gaan tot na ontvangst van de betaling van de gebruiksvergoeding en de activatiekost, zonder dat de Klant hierdoor tot welke schadevergoeding ook gerechtigd is. De toegang is vanaf de activatie gedurende 365 dagen actief.

4.2 Schorsing, ontbinding van de overeenkomst

PHRONESYSS heeft het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten bij een betalingsachterstand van één maand en dit tot er geen openstaande vervallen facturen meer zijn. Voor deze opschorting is geen voorafgaandelijke ingebrekestelling vereist. Deze opschorting schort de contractuele verplichtingen van de Klant geenszins op. Meer bepaald lopen de betalingsverplichtingen tijdens de periode van opschorting door. 

Dit alles laat alle rechten van beide partijen onverlet om bij contractuele wanprestatie (met inbegrip van misbruik van het gebruiksrecht) alle nodige gerechtelijke en/of wettelijke stappen te ondernemen om onder andere schadevergoeding te bekomen, de overeenkomst te ontbinden, of de gedwongen uitvoering ervan te vorderen.

5. Vergoedingen en betalingsvoorwaarden
5.1 Voorwerp

De overeengekomen prijs omvat de activatie en de licenties voor het gebruik van de Cloud Applicatie en Apps volgens offerte.

5.2 Facturatie

De gebruiksvergoeding en de activatiekost wordt meteen, na aanvaarding van de offerte, gefactureerd en dient betaald te worden uiterlijk zeven (7) kalenderdagen., bij gebreke waaraan PHRONESYSS het recht heeft om activatie van de applicatie te schorsen. De gebruiksvergoeding is altijd op jaarbasis verschuldigd en is vooraf in zijn geheel betaalbaar, tenzij deze maandelijks wordt aanbetaald conform de offerte. De gebruiksvergoeding is in zijn geheel verschuldigd voor ieder begonnen jaar, zelfs indien de overeenkomst beëindigd zou worden in de loop van dat jaar.

5.3 BTW

Alle prijzen zijn exclusief btw.

5.4 Indexering

De gebruiksvergoeding is jaarlijks onderhevig aan een indexering op basis van de gezondheidsindex met als basisjaar 2004 en is het resultaat van volgende formule: (basisvergoeding x nieuw indexcijfer) / aanvangsindexcijfer. De basisvergoeding is de bedongen gebruiksvergoeding. Het nieuwe indexcijfer is de gezondheidsindex van de maand die aan de verjaardag van het contract voorafgaat. De aanvangsindex is de gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de offerte ondertekend werd. 

Alle facturen van PHRONESYSS zijn, behoudens andersluidend beding, betaalbaar binnen de 15 (vijftien) kalenderdagen na factuurdatum. De wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand handelstransacties is van toepassing, meer bepaald artikels 5 en 6 van deze wet. De in art 5 vermelde redelijke schadeloosstelling wordt forfaitair bepaald op 10 % van het factuurbedrag (met een minimum van € 50,00 en een maximum van € 2.500,00) en dient om de administratieve kosten van aanmaning en minnelijke invordering te bekostigen. Deze schadevergoeding kan gecombineerd worden met de wettelijk voorziene rechtsplegingsvergoeding bij invordering in rechte.

6. Garantie - service level

De Cloud Applicatie door PHRONESYSS ontwikkeld ondersteunt bepaalde bedrijfsprocessen van de Klant. PHRONESYSS streeft daarom in dat kader naar ISO27001 certificatie (informatiebeveiliging) in de loop van 2021. PHRONESYSS doet daarom ook alle commercieel redelijke inspanningen om een grote beschikbaarheid (uptime) en de integriteit van de applicatie en de databank te waarborgen. Om deze redenen vertrouwt PHRONESYSS het beheer van haar dedicated servers toe aan een gerenommeerde Europese hosting provider. Deze hosting provider beheert de verschillende productieservers van PHRONESYSS, in 2 verschillende landen. Op regelmatige tijdsstippen worden er incrementele en full back-ups genomen door PHRONESYSS die op verschillende locaties bewaard worden. 

PHRONESYSS beschikt over de nodige expertise en verbindt zich ertoe om bij slecht functioneren of bij uitval van (één van) de servers al het mogelijke te doen dit zo snel mogelijk op te lossen (middelenverbintenis). PHRONESYSS kan ook een workaround aanbieden mocht blijken dat een definitieve oplossing van het probleem niet haalbaar is op korte termijn. 

Voorziene onderhouds- of herstelwerkzaamheden worden zoveel als mogelijk buiten de werkuren (8h20h tijdens de week) ingepland. Klanten worden vooraf ingelicht omtrent deze werkzaamheden, met inbegrip van de verwachte downtime van de applicatie. 

Op gemotiveerd verzoek van de Klant zal PHRONESYSS een beschikbare back-up van diens gegevens terugplaatsen op de server (gemiddelde tijd 24 uur). 

Tenzij ze het gevolg zijn van opzet of grove nalatigheid (inclusief het frequent terugkeren van hetzelfde kleinere probleem), of tenzij PHRONESYSS en de Klant vooraf zijn overeengekomen omtrent het bedrijf kritische karakter van bepaalde processen van de Klant, kan de hier vermelde downtime door operationele problemen geen aanleiding geven tot andere schade dan onder het volgende punt vermeld.

7. Aansprakelijkheid

De burgerlijke aansprakelijkheid van PHRONESYSS is beperkt tot de rechtstreekse schade die de Klant ondervindt door het gebrek of de fout in de Cloud Applicatie. Onder rechtstreekse schade wordt uitsluitend verstaan:

• redelijke kosten die de Klant zou moeten maken om de prestatie van PHRONESYSS aan de overeenkomst te laten beantwoorden; deze vervangende schade wordt echter niet vergoed indien de overeenkomst door of op vordering van de Klant wordt ontbonden;

 • redelijke kosten die de Klant heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van zijn oude systeem doordat PHRONESYSS de applicatie niet tijdig heeft geactiveerd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde levering;

 • redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van deze voorwaarden;

 • redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van de schade, voor zover de Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van deze voorwaarden.

De aansprakelijkheid van PHRONESYSS wegens toerekenbare tekortkomingen in de nakoming van de overeenkomst ontstaat in alle gevallen slechts indien de Klant PHRONESYSS onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, met een gedetailleerde beschrijving van de vastgestelde tekortkoming, waarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en PHRONESYSS ook na die termijn toerekenbaar tekort blijft schieten in de nakoming van zijn verplichtingen. 

Behoudens dwingende wettelijke beperkingen, is de totale aansprakelijkheid per jaar wegens toerekenbare tekortkoming beperkt tot de vergoeding van de directe schade en dit tot een maximaal het bedrag van de licentiekost van één jaar. 

De aansprakelijkheid van Phronesyss voor schade wegens materiële beschadiging van zaken bedraagt per jaar nooit meer dan de licentiekost van één jaar. 

Aansprakelijkheid van PHRONESYSS voor indirecte schade waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van de Klant, verminking of verlies van data, schade verband houdende met het gebruik van door Klant voorgeschreven zaken, materialen of software van derden, schade verband houdende met de inschakeling van door de Klant aan PHRONESYSS voorgeschreven toeleveranciers, alsook schade door overmacht is uitgesloten. 

De in de voorgaande leden van dit artikel genoemde beperkingen komen te vervallen indien en voor zover dat de schade het gevolg is van opzet of grove nalatigheid van PHRONESYSS of diens leidinggevenden. 

 

8. Overige bepalingen
8.1 Intellectuele eigendomsrechten van de Klant en geheimhouding

De door de Klant geup- en gedownloade gegevens blijven te allen tijde zijn exclusieve eigendom en verantwoordelijkheid, behoudens rechten van derden.

 PHRONESYSS verbindt zich ertoe alle commercieel redelijke inspanningen te leveren om de vertrouwelijkheid van de door de Klant verstrekte gegevens (inclusief handels- en zakengeheimen) te bewaren en deze niet aan derden over te maken, dit behoudens uitdrukkelijke toestemming of een wettelijke verplichting.

8.2 Afwerving van werknemers van PHRONESYSS, contracteren met consultants verbonden aan PHRONESYSS

De Klant verbindt er zich toe en maakt zich sterk dat hij, de met hem verbonden vennootschappen, zijn bestuurders en uiteindelijk begunstigden er zich van zullen onthouden werknemers, exwerknemers of zelfstandige consultants die contractueel verbonden zijn of waren met PHRONESYSS, rechtstreeks of onrechtstreeks af te werven of een contract aan te bieden: 

 gedurende de looptijd van deze overeenkomst, 6/6 

• gedurende een termijn van twee jaar na het einde van deze overeenkomst. 

Aangezien elk individueel geval verschillend kan zijn, komen PHRONESYSS en de Klant overeen dat ze, vóór een geval van afwerving of contractaanbod gebeurt, te goeder trouw naar een oplossing zullen zoeken, met respect voor de belangen van PHRONESYSS en de Klant. Bij gebreke aan een oplossing zal de Klant een forfaitaire schadevergoeding van 30.000 € per afgeworven personeelslid of consultant verschuldigd zijn, onverminderd de mogelijkheid om de reële schade te vorderen als deze hoger zou zijn.

8.3 Maatwerk

Indien de Klant op PHRONESYSS een beroep doet om bijzondere wijzigingen aan de Cloud Applicatie of zijn configuratie aan te brengen, dan wordt dit maatwerk gefactureerd zoals in de offerte aangegeven. Bij verbreking van de overeenkomst van maatwerk door de Klant, wordt de verbrekingsvergoeding vastgelegd op 50% van de aannemingsprijs, onverminderd de vergoeding van reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten, zonder dat de verbrekingsvergoeding en de vergoeding voor reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten samen meer dan de aannemingsprijs kunnen omvatten.

8.4 Toepasselijk recht en geschillen

Op de relatie tussen de Klant en PHRONESYSS is het Belgische recht van toepassing. Geschillen met betrekking tot de interpretatie, geldigheid, of uitvoering van de overeenkomst vallen onder de exclusieve territoriale bevoegdheid van de rechtbanken van eerste aanleg Antwerpen, afdeling Antwerpen en de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Antwerpen, onverminderd het recht van PHRONESYSS om het geding in te leiden voor de rechtbank van de woonplaats/zetel van de Klant. De Partijen kiezen woonst op hun maatschappelijke zetel of domicilie en bij gebrek aan een Belgische maatschappelijke zetel voor de Klant, op het Belgisch bijhuis van de Klant, zoals vermeld in de Kruispuntbank Ondernemingen, voor zover deze bestaat.

9. Wijzigingen aan de overeenkomt

Wijzigingen aan de bijzondere voorwaarden van de overeenkomst tussen PHRONESYSS en de Klant kunnen enkel schriftelijk gebeuren. Het niet opeisen van een recht of het niet toepassen van een sanctie door één van de partijen houdt geenszins een afstand van recht in. Ingeval één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst door de bevoegde rechter nietig, onuitvoerbaar of anderszins nietverbindend worden geacht, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst onverminderd van kracht. Partijen verbinden zich ertoe om de nietige bepaling te vervangen door een bepaling die wel geldig is en de bedoeling van partijen bij contractsluiting weergeeft. Iedere zin van deze algemene voorwaarden dient beschouwd te worden als een afzonderlijk artikel.