Innovatie en digitale transformatie zijn enkele termen die de laatste maanden steeds meer aangehaald worden. Het is dan ook nú of nooit. 2020 was voor veel bedrijven immers het jaar van de innovatie. Innoveren om te overleven…
Het is echter geen vanzelfsprekend proces. De wereld van digitalisatie en innovatie verandert constant én aan sneltreintempo. Hoe betreed je die wereld? Is het de investering en het risico wel waard?
Lees hieronder verder waarom wij luid en duidelijk roepen: JA!
Waarom digitaliseren?
Het ultieme doel van digitale transformatie is het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Het past dus mooi binnen de filosofie van lean management en Kaizen.
Omdat digitale systeem zorgen er immers voor dat je informatie steeds up-to-date en overal beschikbaar is. Verder is automatisatie mogelijk, worden analyses eenvoudiger, verloopt communicatie vlotter… Inzetten op digitalisering van processen heeft dan ook een aantal zeer concrete (en vaak duidelijk meetbare) voordelen:
- Hogere klantentevredenheid
- Groter bereik van bestaande en nieuwe klanten
- Grotere tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers
- Efficiëntere samenwerking tussen de verschillende teams en afdelingen door beduidend kortere lead times
Hoe komt dit? Omdat digitale systeem ervoor zorgen dat je informatie steeds up-to-date en overal beschikbaar is. Verder is automatisatie mogelijk, worden analyses eenvoudiger, verloopt communicatie vlotter…
Succesfactoren voor een goede digitalisering
Een goede digitalisatie is sterk afhankelijk van een aantal belangrijke succesfactoren binnen je organisatie. Zij zorgen zo voor een echt hefboomeffect bij de opstart van een strategisch digitalisatie-project.
Flexibile organisatie
Flexibiliteit binnen je organisatie komt vaak voor als één van de belangrijkste drivers binnen dit type projecten. Digitale processen zorgen immers vaak voor een andere manier van denken en handelen.
Betrokkenheid van iedereen
Verder is het belangrijk dat ideeën (en beslissingen) niet enkel vanuit het management komen, maar dat alle medewerkers kunnen bijdragen aan de digitalisatie van de organisatie. In de ideale wereld stel je een design-team samen dat bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende teams en managementlagen binnen je organisatie De focus van dit team is het identificeren van de mogelijkheden en oplossingen rond digitalisatie. Uiteraard is ondersteuning door het management cruciaal. ..
Tijd
Weet dat digitalisering een continu proces is, dat tijd nodig heeft. Wees dus bereid dit proces rustig aan te pakken en te focussen op elke stap in het proces. Loopt er iets niet helemaal goed? Geen probleem, plan tijd in om regelmatig terug te koppelen en bij te sturen waar nodig.
Last but not least: digitalisatie vergt geen zware investeringen. Veel bedrijven bieden immers schaalbare prijzen en pakketten aan op maat van jouw bedrijf. Start small… Dream big!
Tip: Graag snel even nagaan of jouw bedrijf klaar is voor digitalisatie? Op de website van Vlaio vind je drie digitale scans om na te gaan hoe digital-ready jouw bedrijf is.
Hoe begin je eraan: een stappenplan
Voor je begint aan je proces van digitalisering, is één inzicht zeer belangrijk: bedrijfsprocessen zijn geen op zich staande items. Al je processen vormen één geïntegreerd systeem. De technologieën die je implementeert, moeten als een flexibel netwerk aan de kern van dat systeem liggen. In 4 stappen doorloop je systematisch de digitale transformatie van je organisatie.
Stap 1 - analyse van de huidige situatie
Begin met al je processen in kaart te brengen en bepaal hoe deze op dit moment in elkaar steken. Denk daarbij aan het beheer van procedures en instructies, personeelsgegevens, projecten, certificaten, rapporten en analyses…
Zijn er al zaken die (deels) gedigitaliseerd zijn? Breng overzicht in wat er nu digitaal gebeurt en welke technologieën je daarvoor gebruikt, wat reeds automatisch gebeurt en wat nog volledig manueel op papier gedaan wordt.
Kijk hierna welke processen je redelijk eenvoudig kan digitaliseren of, met andere woorden, de quick wins die snel resultaat opleveren.
Stap 2 - Doelen stellen voor de gewenste situatie
Bepaal vervolgens hoe jij kijkt naar de digitalisering:
- Welke informatie en processen wil je digitaliseren?
- Wat moet er hierbij mogelijk zijn? Wil je bijvoorbeeld 'enkel' digitaliseren of ook automatiseren?
- Wie is er bij de digitalisatie betrokken? Digitaal werken gaat verder dan jouw organisatie; stem je strategie dus af met klanten, leveranciers en andere partijen.
Stel hieruit je korte- en langetermijndoelen vast, en geef prioriteit aan de digitale stappen om je kortetermijndoelen te behalen.
Stap 3 - de geschikte technologie
Op basis van je processen uit stap 1 en je doelen uit stap 2, kan je nu beginnen zoeken naar de beste hard- en software die je kunnen ondersteunen.
Moeten je medewerkers, klanten en leveranciers gegevens kunnen raadplegen via hun (werk-)computer, laptop, tablet en/of smartphone? Indien er vaak op locatie gewerkt wordt, biedt een mobile APP, bijvoorbeeld een grote meerwaarde. Denk hierbij aan het uitvoeren van rondgangen of interne audits op de werf.
Je kiest de juiste software niet zomaar. Vraag demo’s aan en beslis op basis van jouw noden, zoals:
- Hoeveel opties krijg je? Enkel documentatie, iets meer dan dat of echt een totaaloplossing?
- Is het gebruiksvriendelijk voor medewerkers, klanten en leveranciers?
- Wat zijn de mobiele toepassingen?
- Wordt automatische rapportage en opvolging ondersteunt?
- Is er een goede en snelle ondersteuning?
- Sluit de software aan op je bestaande systemen?
- Hoe snel kan je digitaal systeem 100% geïmplementeerd zijn?
Stap 4 - implementeren & opvolgen
De implementatie en opvolging van je digitale transformatie heeft tijd nodig. Ga zeker bij je softwareleverancier na of zij je daarbij kunnen ondersteunen door middel van opleidingen of het overbrengen van gegevens. Stel verder een persoon (of team) aan die het volledige digitalisatieproces opvolgt en een aanspreekpunt vormt voor alle betrokkenen. Dat maakt de weg vrij voor een efficiënte samenwerking.
‘Meten = weten! Stel een planning op om terugkoppelingen uit te voeren opdat je kan blijven optimaliseren en bijsturen. Naast cijfermateriaal is het hierbij ook belangrijk de gebruikers te betrekken en hun gebruikerservaring te bevragen.
Wat nu?
Klaar om de wereld van digitalisatie en innovatie te betreden? Met onze uitgebreide expertise hebben we tal van organisaties reeds de weg naar hun optimale digitalisering getoond. Contacteer ons vrijblijvend om jouw digitale transformatie te bespreken.
