Ben jij klaar voor de Klokkenluidersrichtlijn?
KlokkenWAT?
Vanaf 15 februari 2023 treedt de nieuwe Belgische klokkenluiderswetgeving in werking. Deze wet is de omzetting van de ‘Europese richtlijn 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden’ naar Belgisch recht.
Een zogenaamde ‘klokkenluider’ brengt inbreuken / mistoestanden binnen een onderneming aan het licht. Tot voor kort werden deze personen niet of onvoldoende beschermd. Daarom verplicht de Europese Unie nu om de bescherming van klokkenluiders te verankeren in de wetgeving. Zo moet de drempel voor werknemers om inbreuken aan te kaarten verlaagd worden, zonder daarbij te moeten vrezen voor represailles.
Toepassingsgebied
De Europese klokkenluidersrichtlijn is van toepassing op de gehele private en publieke sector. Ook zelfstandigen, leidinggevend personeel, bestuurders, stagiairs, sollicitanten, vrijwilligers, ex-werknemers, (onder)aannemers en leveranciers vallen onder het toepassingsgebied van deze wet. Tevens worden vertrouwenspersonen en andere derden (zoals familieleden, collega’s of vrienden), die een klokkenluider bijstaan, beschermd. Voor de publieke en private sector heeft de Belgische wetgever twee aparte wetteksten voorzien.
De klokkenluider geniet alleen bescherming op represailles als die inbreuken meldt op volgende wetgevingen:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding;
- de financiële belangen van de Europese Unie;
- Inbreuken in verband met de Europese interne markt.
Onder ‘represailles’ verstaat de wetgever intimidatie, discriminatie, degradatie, onthouding van opleiding of promotie, negatieve evaluatie, (reputatie)schade schorsing of ontslag.
Wat wordt er van mij verwacht?
De verplichtingen ten gevolge van deze wet zijn afhankelijk van de grootte van de onderneming. Hieronder een overzicht van de verplichtingen op basis van de grootte:
| < 50 werknemers | Er moet een meldingskanaal zijn, maar hoeft niet intern te zijn. Dit mag dus ook een intern of extern platform zijn. |
| ≥ 50 werknemers < 250 werknemers |
Er moet een intern melding platform zijn en deze moet vanaf 17 december 2023 in voege treden. |
| ≥ 250 werknemers | Er moet vanaf 15 februari 2023 een intern melding platform in werking zijn. Deze meldingen moeten ook anoniem kunnen gebeuren. |
Het meldingskanaal moet voldoen aan verschillende vereisten (onder meer inzake beveiliging, geheimhouding, informatie, zorgvuldigheid en onpartijdigheid) en procedurele voorschriften.
De wetgever heeft echter ook externe meldkanalen voorzien. Voorbeelden hiervan zijn de RIZIV, RVA, FIRM (centraal informatiepunt inzake de klokkenluiderswetgeving), RSZ and SOID.
Procedure
De klokkenluidersrichtlijn schrijft voor dat organisaties een procedure uitwerken m.b.t. het (intern) melden en opvolgen van inbreuken.
- Klokkenluiders moeten de vastgestelde inbreuk schriftelijk of mondeling kenbaar maken. Communicatiekanalen moeten vermeld worden in de procedure. Deze kanalen dienen de anonimiteit van de klokkenluider (vanaf 250 werknemers) en de vertrouwelijkheid van de melding te waarborgen. Alle meldingen worden door de organisatie bijgehouden in een register.
- Ondernemingen moeten een onpartijdige persoon of afdeling aanwijzen die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen binnen bepaalde termijnen.
- De klokkenluider moet binnen de zeven dagen een ontvangstbevestiging krijgen. Hierbij wordt ook vermeld wie de melding verder zal behandelen en communicatie met de klokkenluider zal onderhouden.
- Er moet feedback worden gegeven op de melding binnen een termijn van drie maanden.
- Er moet informatie in de procedure worden opgenomen m.b.t. externe meldingen.
Klokkenluiders kunnen ook gebruik maken van externe meldingskanalen. Voor de klokkenluider zelf verandert er hierbij niets m.b.t. de opvolging van de melding.
De klokkenluider kan de informatie onder bepaalde voorwaarden ook publiek maken. Dit noemt men de openbaarmaking.
Hoe kan Phronesys helpen?
Phronesys beschikt over standaardprocedures om de klokkenluidersrichtlijn om te zetten op bedrijfsniveau. Bovendien werd er een specifieke “Klokkenluider” module ontwikkeld in de applicatie om de (anonieme) meldingen en feedbackloop te borgen.
Vragen of advies nodig bij het implementeren van de klokkenluidersrichtlijn? Neem contact op voor persoonlijk advies.
