Altijd en overal toegang tot gedocumenteerde informatie
Het beheren en up-to-date houden van belangrijke en verplichte documenten zoals procedures, instructies, formulieren… is een tijdsintensieve bezigheid in vele bedrijven.
Wij zorgen voor één geïntegreerd en veilig systeem, zo heb je altijd en overal je administratie up-to-date en bij de hand.
Automatiseer de creatie van je essentiële documenten
Creëer je document en de software zorgt voor automatische toevoeging van metadata zoals publicatiedatum, vervaldatum, versie…
Verlies geen tijd meer bij het vinden van het juiste document. Met onze uitgebreide zoekfunctionaliteit krijg je snel een overzicht van alle documenten waarin een specifieke term of zin voorkomt. Zo vermijd je dat bepaalde documenten niet geüpdatet worden omdat ze ergens “zweven” op één of andere shared drive of server.
Dankzij het geautomatiseerd versiebeheer bewaar je steeds de controle over publicaties. Medewerkers krijgen zo rechtstreekse notificaties indien er een nieuwe versie van een belangrijke document beschikbaar is en zien ze altijd de laatst beschikbare versie van een document.
Beheer confidentiële documenten
Je bepaalt zelf welke medewerkers toegang hebben tot welke set van documenten. Zo vermijd je dat documenten (met vaak kritische bedrijfsinformatie) vrij circuleren binnen je organisatie.
Goedkeuren kan je automatiseren! Via de goedkeuringsflow verzeker je steeds dat documenten pas gepubliceerd kunnen worden indien deze door een daartoe gemachtigde persoon werden goedgekeurd.
Optimaliseer processen
Beheer je processen aan de hand van “Turtle Diagrams” en visualiseer de interacties tussen de processen met behulp van een overkoepelend procesmodel. Op deze manier wordt het uitleggen van een proces aan een nieuwe medewerker kinderspel!
Meer weten over digitaal documentenmanagement (DMS)?
Neem contact op om te bespreken hoe wij jou kunnen ondersteunen.